1. fundur

Fulltrúar og starfsmenn kynntu sig í upphafi fundar.

1. Hlutverk samstarfsnefndar og sameiningarferill

Róbert fór yfir ferlið og hlutverk samstarfsnefndar samkvæmt sveitarstjórnarlögum og lagði áherslu á að í lögunum sé gert ráð fyrir að kosning fari fram þegar búið er að taka ákvörðun um að setja samstarfsnefnd á fót.

Arnór sagði frá því að hann og Helgi hefðu rætt hugsanlegt áhersluverkefni: Þekkingarmiðað lífhagkerfi, með áherslu á sjálfbærni og umhverfi. Þróunarverkefni á þeim grunni væru ef til vill styrkhæf.

Þorsteinn nefndi að frumvarp er í vinnslu um sameiningar sveitarfélaga og að tíminn vinni með vinnu samstarfsnefndar til að tryggja rétta hlutdeild í fjárframlögum til sameininga.

Samstarfsnefndin ræddi hvenær rétt væri að sameining tæki gildi, ef hún yrði samþykkt. Gildistaka sameiningar og kjördagur atkvæðagreiðslu um sameiningu eru lykilvörður á verkefnistímanum. Sátt um að miða í upphafi við að sameining taki gildi við reglubundnar sveitarstjórnarkosningar árið 2022. Verkefnisstjórum falið að gera tillögu að tímalínu sem tekur mið af því.

1. Samstarfsnefnd skiptir með sér verkum

Þorsteinn lagði til að oddvitar sveitarfélaganna skipti með sér formennsku og varaformennsku þannig að Arnór verði formaður fyrri hluta tímabilsins og Helgi síðari hluta. Samþykkt samhljóða. Formaður og varaformaður verða jafnframt talsmenn samstarfsnefndarinnar.

Allar ákvarðanir á milli funda verði teknar í sameiningu af formanni og varaformanni og nefndin upplýst.

Tilhögun funda: Fundirnir verða boðaðir með fundarboði sem birtist í dagatölum fulltrúa. Annar hvor fundur verður staðarfundur og hinn með aðstoð fjarfundabúnaðar. Gert er ráð fyrir að staðarfundir verði haldnir til skiptis í sveitarfélögunum tveimur. Samþykkt að reglubundnir fundir verði haldnir þriðja miðvikudag hvers mánaðar kl. 15.

Varamenn hafa málfrelsi og tillögurétt á öllum fundum en fá aðeins greitt fyrir fundi sem þeir eru boðaðir til í fjarveru aðalfulltrúa.

Fundargerðir samstarfsnefndar verða lagðar fyrir sveitarstjórnir til kynningar og birtar á heimasíðu verkefnisins. Verkefnisstjórar rita fundargerðir og sveitarstjórar eru vararitarar.

Ákveða þarf hvar gögn verða vistuð. Varamenn fá aðgang að öllum gögnum. Hlynur leggur til að kannað verði hvort hægt er að stofna nefnd í OneSystems. Sveitarstjórum falið að ræða þann möguleika við OneSystems.

Ákveðið að setja upp heimasíðu fyrir verkefnið þar sem birt verða gögn og upplýsingar fyrir íbúa. Sveitarstjórum er falið að leita eftir aðilum til að setja upp heimasíðuna. Mikilvægt er að síðan sé að minnsta kosti á bæði íslensku og ensku. Á næsta fundi verður vinnuheiti verkefnisins rætt og mun vefslóð taka mið af því heiti.

1. Verkefnis-og kostnaðaráætlun

Róbert kynnti drög að kostnaðaráætlun og verkefnistillögu RR ráðgjafar.

Gera þarf ráð fyrir kostnaði við útfærslu á áhersluverkefni hugsanlegrar sameiningar um sjálfbærni þekkingarmiðaðs lífhagkerfis og uppfæra áætlun miðað við ákvörðun nefndarinnar um þóknun.

Rætt um að virkja starfsmenn snemma í ferlinu. Verkefnisstjórum falið að setja fund með starfsmönnum inn í verkefnisáætlun. Ekki alveg í upphafi en áður en langt líður á ferlið.

Helgir benti á að ýmsir liðir væru lágt áætlaðir og óskaði eftir uppfærðri áætlun fyrir næsta fund.

Rætt um umsýslu fjármuna verkefnis. Ákveða þarf hvort sveitarfélagið tekur að sér að halda utan um útgjöld og tekjur. Ákvörðun frestað til næsta fundar.

1. Fyrirkomulag íbúafunda

Haldnir verða íbúafundir í Skjólbrekku og Ljósvetningabúð 20. júní kl. 17 og kl. 20. Markmið fundanna er að kynna ferlið framundan og kalla eftir sjónarmiðum íbúa við upphaf verkefnisins.

Róbert kynnti tillögu að dagskrá og fyrirkomulagi fundarins. Fundunum verður streymt á Facebook síðum sveitarfélaganna tveggja. Jón Hrói kynnti hvernig samráð við íbúa fer fram. Notast verður við kerfið Mentimeter sem gefur bæði þeim sem eru á fundinum og þeim sem fylgjast með í gegnum streymi tækifæri til að koma sínum sjónarmiðum á framfæri.

Ákveðið að oddviti hvors sveitarfélags opni fund og afhendi ráðgjöfum umsjón hans. Oddviti slítur fundi.

Fleira ekki gert og fundi slitið kl. 16.10.

Fundargerð skráðu Jón Hrói og Róbert.